Sau khi đã xây dựng được kế hoạch, chúng ta cần tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch. Quá trình triển khai thực hiện thường có những công việc sau:
Phân công, thông báo công việc, trách nhiệm
Phân công, thông báo công việc, trách nhiệm một cách rõ ràng cho từng người thực hiện, tránh trường hợp người làm thì không biết cụ thể việc mình phải làm gì. Khi đó, kế hoạch dù có được lập tốt đến đâu, nhưng khi triển khai cũng không có hiệu quả.
Điều phối, chỉ đạo hoạt động
Đây chính là việc phối hợp các hoạt động của các cá nhân, đơn vị một cách có kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Hoạt động này rất quan trọng trong việc triển khai thực hiện kế hoạch, bởi vì điều phối sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện các hoạt động thông qua việc phát huy tối đa khả năng, điểm mạnh của các cá nhân, tập thể và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Để nâng cao hiệu quả việc triển khai thực hiện kế hoạch cần phải quan tâm đến các vấn đề sau:
Xây dựng các quy định và phân bổ các nguồn lực phù hợp để thực hiện kế hoạch đề ra.
Xây dựng hệ thống báo cáo, sổ sách ghi chép thống nhất, đầy đủ, chính xác.
Công việc này rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, lập kế hoạch cũng như thực hiện kế hoạch.
Là công việc quan trọng trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch.
Là cơ sở để thực hiện công tác theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả các hoạt động theo kế hoạch đề ra.
Là cơ sở để kiểm tra, đối chứng lại quá trình lập kế hoạch để đảm bảo rằng kế hoạch lập ra đã xem xét tới tất cả các điều kiện thực tế, các nguồn lực sẵn có, các khó khăn, thuận lợi có thể ảnh hưởng tới hiệu quả của quá trình triển khai thực hiện kế hoạch.
Xây dựng kế hoạch thời gian một cách chi tiết, rõ ràng.
Thời gian cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới thành công hay thất bại của việc thực hiện kế hoạch. Nhiều hoạt động thực thi không đúng với kế hoạch do không có kế hoạch thời gian cụ thể và rõ ràng. Sự chậm trễ trong việc thực hiện công việc sẽ dẫn đến lãng phí các nguồn lực, đặc biệt, với những hoạt động có tính chất dây chuyền, sự chậm trễ của hoạt động này sẽ dẫn tới sự chậm trễ của các hoạt động khác.
Gắn kết chặt chẽ công tác lập kế hoạch với công tác quản lý, bởi vì công tác lập kế hoạch là một trong các chức năng, đồng thời là một công cụ của quản lý. Để đạt được mục tiêu đề ra, công tác lập kế hoạch cần phải gắn kết chặt chẽ với công tác quản lý, bao gồm công tác theo dõi, giám sát và đánh giá. Trong nhiều trường hợp, bên cạnh kế hoạch thực hiện, cần xây dựng kế hoạch theo dõi, giám sát để giúp cho công tác quản lý, phân bổ nguồn lực và có thể kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần, nhằm nâng cao hiệu quả của việc triển khai thực hiện kế hoạch.
Theo dõi, giám sát
Khái niệm
Theo dõi, giám sát là một hoạt động thường xuyên của chu trình quản lý nhằm thu thập và cung cấp các thông tin phản hồi về tiến độ, các vấn đề nảy sinh trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, từ đó có thể đưa ra những kiến nghị và biện pháp khắc phục. Giám sát tốt sẽ dự báo tốt, lập kế hoạch tốt và thu được hiệu quả cao.
Hình thức giám sát
Giám sát trực tiếp từ bên ngoài
Giám sát viên là người ngoài, hoặc ở tuyến trên tiếp xúc và quan sát trực tiếp người được giám sát thực hiện chuyên môn và thảo luận với họ để giải quyết các tồn tại ( nếu có )
Giám sát nội bộ
Cơ sở, đơn vị tự giám sát ( do lãnh đạo hoặc cán bộ được phân công giám sát). Phương pháp này mang tính bền vững, thường xuyên, phát huy được nội lực, giải quyết kịp thời những phát sinh trong thực tế, có hiệu quả. Bản thân cán bộ cũng có thể dựa vào bảng kiểm để tự giám sát khả năng thực hiện chuyên môn của mình.
Giám sát chuyên biệt ( chuyên sâu )
Là loại giám sát tập trung vào một chủ đề/vấn đề/lĩnh vực nào đó trong công tác chăm sóc sức khoẻ.
Giám sát lồng ghép
Là loại giám sát nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại của cơ sở từ công tác quản lý đến công tác chuyên môn và thu thập ý kiến để lập kế hoạch giải quyết.
Phương pháp giám sát
Quan sát
Là sự nhìn nhận chủ yếu bằng mắt để đánh giá được toàn cảnh hoặc từng phần hoạt động đang diễn ra, như quan sát cơ sở làm việc, trang thiết bị, cơ sở vật chất, sổ sách, báo cáo thống kê, bệnh án, hoạt động của cán bộ y tế trong lúc họ đang làm việc.
Giao tiếp
Là sự tiếp xúc giữa giám sát viên và người được giám sát, giao tiếp trong giám sát dịch vụ y tế.
Huấn luyện (cầm tay chỉ việc)
Là hình thức hỗ trợ kỹ thuật, huấn luyện kỹ năng thực hành bằng cách cùng làm việc với người được giám sát, giúp cho họ làm đúng và tốt hơn theo quy trình công việc.
Làm việc nhóm
Là cách làm việc của giám sát viên với một nhóm cán bộ y tế được giám sát để cùng thảo luận về một vấn đề nào đó được phát hiện trong quá trình giám sát và cùng nhau tìm hướng giải quyết.
Quy trình giám sát
Bước 1: Chuẩn bị giám sát
Chuẩn bị nguồn lực, chọn giám sát viên
Giám sát viên phải có kỹ năng, thành thạo về chuyên môn trong lĩnh vực giám sát; có kiến thức và kỹ năng giám sát; sắp xếp được thời gian thích hợp để đi giám sát; có khả năng lãnh đạo để tổ chức tốt cuộc giám sát và ra quyết định sau khi giám sát.
Lập kế hoạch giám sát gồm các nội dung sau:
Các vấn đề cần giám sát
Mục tiêu của đợt giám sát
Thành phần đoàn giám sát
Đơn vị/cơ sở được giám sát
Công cụ giám sát
Thời gian giám sát
Nguồn lực thực hiện giám sát
Chuẩn bị công cụ giám sát
Thu thập và nghiên cứu các tư liệu liên quan đến cơ sở được giám sát.
Xây dựng bảng kiểm ghi danh mục các nội dung, hoạt động cần giám sát.
Xây dựng lịch trình và thông báo tới các đơn vị, cá nhân liên quan để thống nhất kế hoạch giám sát.
Bước 2: Triển khai giám sát
Có nhiều công việc phải làm, tuỳ theo mục đích và phương pháp để chọn công việc thích hợp khi thực hiện giám sát. Chúng tôi xin giới thiệu một số bước cơ bản sau đây, các bước có thể được điều chỉnh linh hoạt theo thực tế khi triển khai thực hiện:
Gặp gỡ, tiếp xúc với cán bộ, cơ sở được giám sát: nói rõ mục đích và nội dung giám sát, giới thiệu và thông báo thời gian làm việc …
Sử dụng bảng kiểm để giám sát
Xem xét kế hoạch can thiệp ( nếu có )
Trao đổi, giải đáp đến các nội dung công việc liên quan
Hỏi ý kiến các bên liên quan như người cung cấp dịch vụ, người nhận dịch vụ.
Bước 3: Các công việc sau giám sát.
Sau giám sát có nhiều công việc quan trọng, nếu không thực hiện thì sẽ không phát huy được hiệu quả của công tác giám sát.
Phản hồi nhanh cho cán bộ, cơ sở được giám sát. Phản hồi nhanh ( bằng miệng ) ngay sau khi giám sát, chỉ ra các mặt tích cực và những bất cập cần khắc phục, cam kết sẽ tiếp thu các kiến nghị, đề xuất của đơn vị được giám sát và tiếp tục hỗ trợ trong thời gian tới …
Phản hồi bằng văn bản sau giám sát: các cán bộ giám sát cần phải phản hồi sớm cho đơn vị được giám sát bằng văn bản và gửi cho các bên liên quan khác. Phải hoàn thiện phiếu giám sát và báo cáo giám sát gửi cho cơ quan có thẩm quyền.
ĐÁNH GIÁ
Khái niệm
Đánh giá là việc thực hiện phân tích sâu các hoạt động trong kế hoạch/ chương trình theo chu kỳ. Đánh giá dựa vào các số liệu thu được thông qua các hoạt động theo dõi giám sát cũng như các thông tin thu được từ các nguồn khác ( như các nghiên cứu, phỏng vấn sâu, thảo luận nhóm, điều tra …).
Đánh giá tập trung phân tích vào các kết quả của hoạt động ( đầu ra ) trong mối quan hệ với đầu vào, so sánh kết quả đạt được với chi phí, quá trình triển khai hoạt động để đạt được thực hiện, tính tổng thể, tác động và tính bền vững của kế hoạch/chương trình/dự án đó; so sánh kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra.
Đánh giá là một trong những công cụ của quản lý để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
Phân loại
Phân loại theo thời gian thực hiện
Đánh giá ban đầu
Là việc thu thập các số liệu cần thiết để xây dựng mục tiêu của kế hoạch/chương trình/dự án. Những chỉ số đó là cơ sở cho tổ chức triển khai kế hoạch và sẽ được sử dụng trong đánh giá để so sánh, đối chiếu với kết quả đạt được cuối chu kỳ hoạt động hoặc khi kết thúc chương trình kế hoạch, dự án.
Đánh giá tiến độ thực hiện
Là đánh giá được tiến hành trong quá trình thực hiện kế hoạch theo chu kỳ có thể là một quý, 6 tháng, 9 tháng … nhằm xem xét việc triển khai kế hoạch có đúng mục tiêu không, giúp cho quá trình điều hành kế hoạch đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng các hoạt động.
Đánh giá kết thúc
Là đánh giá kết quả cuối cùng của kế hoạch/chương trình/dự án so với mục tiêu đề ra.
Đánh giá tác động
Là đánh giá về tính duy trì của chương trình dự án và các tác động lâu dài của kế hoạch/chương trình/dự án đối với sức khoẻ của cộng đồng, kinh tế - xã hội, hoặc tác động của nó đối với việc hoạch định chính sách, chiến lược phát triển của ngành … Loại đánh giá này thường được tiến hành sau khi kế hoạch/chương trình/dự án kết thúc nhiều năm.
Phân loại theo phương pháp đánh giá
Đánh giá đối chiếu với mục tiêu.
Đánh giá đối chiếu kết quả thu được khi kết thúc kế hoạch/chương trình/dự án với mục tiêu đề ra trong bản kế hoạch.
Đánh giá so sánh trước sau khi thực hiện kế hoạch/chương trình/dự án.
Bệnh viện Nguyễn Tri Phương - Đa khoa Hạng I Thành phố Hồ Chí Minh
