Lean Six Sigma có giá trị gì trong quản lý chất lượng ?

Hiểu đơn giản, mọi hoạt động, công đoạn, vật liệu hay tính năng nào đó không mang lại bất kỳ lợi nhuận hay giá trị nào cho khách hàng hoặc cho chủ doanh nghiệp đều được coi là dư thừa, lãng phí, cần được loại bỏ. Có thể loại bỏ những lãng phí này bằng những phương thức sản xuất tinh gọn có trong phương pháp Lean Six Sigma tương đối đơn giản và hiệu quả.

Hiện nay, lãng phí trong sản xuất, kinh doanh có thể được phân thành 7 loại đó là:

• Hàng lỗi (Defect)
• Sản xuất thừa (Over – product)
• Chờ đợi (Waiting)
• Quy trình bất hợp lý (Excess - process)
• Vận chuyển (Transportation)
• Tồn kho (Inventory)
• Động tác thừa (Motion)

Và mới đây có thêm một dạng lãng phí sản xuất mới đó là Không tận dụng các ý tưởng cải tiến của nhân viên (Non – utilize employee’s kaizen).

Tìm hiểu khái niệm và cách loại bỏ từng loại lãng phí sản xuất

1. Hàng lỗi (Defect)

Thành phẩm sản xuất ra không đáp ứng được tiêu chí yêu cầu, loại lãng phí này thường rất tốn kém vì nó có thể kéo theo nhiều lãng phí khác như vận chuyển, sản xuất thừa hay sản xuất quá mức.

Nguyên nhân của lãng phí này có thể là do quy trình sản xuất không hiệu quả, thiếu sót trong việc vận hành máy móc, thiết bị của nhân viên, nguyên liệu đầu vào bị lỗi, kém chất lượng, cơ sở sản xuất không được bảo trì bảo dưỡng định kỳ.

Cách loại bỏ lãng phí này:

• Nên giám sát chặt chẽ khâu nguyên liệu đầu vào với nhà cung cấp để đảm bảo những vật liệu này đạt chất lượng tốt nhất
• Lên lịch bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị, dây chuyền sản xuất
• Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên để đảm bảo khả năng nắm bắt quy trình và sử dụng máy móc đúng cách
• Rà soát lại quy trình sản xuất để tìm ra khâu bị lỗi và cải tiến lại quy trình

2. Sản xuất thừa (Over – product)

Sản xuất thừa dễ hiểu là lượng hàng sản xuất ra nhiều hơn so với nhu cầu của khách hàng, cung vượt hơn cầu. Điều này dễ gây nên sản phẩm lỗi, sản xuất sai chủng loại, thua lỗ khi phải bán sản phẩm ở mức giá thấp, dễ phát sinh thêm chi phí lưu kho, chi phí bảo quản hàng hóa.

Cách loại bỏ lãng phí này:

• Thống kê chính xác nhu cầu của người tiêu dùng để lên số liệu sản xuất hợp lý
• Tìm hiểu chi tiết về nhu cầu của thị trường tránh trường hợp sản xuất nhiều nhưng lại không bán được bao nhiêu

3. Chờ đợi (Waiting)

Không khó để bắt gặp việc công nhân chờ kỹ thuật đến sửa máy móc do gặp vấn đề, chờ phản hồi từ bộ phận khác, chờ nguyên/vật liệu được vận chuyển đến, công nhân ngồi đợi nguồn hàng, đó cũng được xem là một loại lãng phí.

Lãng phí do chờ đợi làm tắt nghẽn quy trình, tốn thời gian và phát sinh thêm chi phí về nhân công, máy móc. Vì vậy việc loại bỏ loại lãng phí này sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí phải trả cho doanh nghiệp.

Cách loại bỏ lãng phí này:

• Bảo trì thiết bị thường xuyên để tránh bị hỏng hóc trong quá trình sản xuất
• Tránh tình trạng thiếu nguyên liệu đầu vào bằng cách dùng các phần mềm quản lý kho để biết được tình trạng kho như thế nào để bổ sung hàng hóa kịp thời
• Nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên để họ có khả năng đảm nhận nhiều việc khác nhau, không giới hạn bởi một công việc

4. Quy trình bất hợp lý (Excess - process)

Bất hợp lý ở đây có nghĩa là thành phẩm được tạo ra khác xa với thiết kế ban đầu, không đúng nhu cầu của khách hàng, có thể là do thiết kế sai quy cách, bản vẽ gia công bị sai, kích cỡ lớn hơn hoặc nhỏ hơn, phát sinh vài chi tiết không có trong bản vẽ… Đây được coi là loại lãng phí khó phát hiện và tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất.

Cách loại bỏ lãng phí này:

• Dùng các phần mềm để phát hiện, theo dõi và ghi chép lại những thay đổi về nhu cầu, thiết kế, xu hướng bán hàng
• Rà soát lại quy trình sản xuất có khâu nào bất hợp lý hay không để kịp thời đưa ra phương án giải quyết, điều chỉnh máy móc, nhân lực và nguyên liệu cho phù hợp

5. Vận chuyển (Transportation)

Vận chuyển là việc chuyên chở thành phẩm, phụ tùng, nguyên liệu từ xưởng này qua xưởng khác hay vận chuyển đến nơi tiêu thụ. Việc di chuyển nhiều lần sẽ rất dễ xảy ra sai sót dẫn đến việc sử dụng mặt bằng và lao động kém hiệu quả có thể gây ra sự trì trệ trong sản xuất. Lãng phí trong vận chuyển thường tốn rất nhiều chi phí phải trả mà không đem lại bất kỳ giá trị lợi nhuận nào.

Cách loại bỏ lãng phí này:

• Sắp xếp vị trí kho nguyên liệu đầu vào, các bộ phận lắp ráp, các dây chuyền sản xuất sao cho khoa học nhất để hạn chế việc vận chuyển nhiều lần gây ra lãng phí
• Lưu trữ các mặt hàng bán chạy nhất gần khu vực lắp ráp, thi công để tối ưu hóa thời gian vận chuyển
• Giữ cho không gian làm việc luôn thông thoáng để thời gian di chuyển trong lúc làm việc ngắn nhất có thể

6. Tồn kho (Inventory)

Lãng phí tồn kho là do việc lưu trữ nguyên liệu, thành phẩm quá mức cần thiết. Lượng tồn kho quá lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải trả rất nhiều chi phí cho mặt bằng, nhân công, chi phí bảo quản, vận chuyển vì hàng hóa rất dễ bị hư hỏng. Vì dậy duy trì hàng tồn kho ở mức vừa đủ sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Với một số mặt hàng điển hình như thực phẩm, nguyên vật liệu thực phẩm thì việc tồn kho lâu dài sẽ gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm.

Cách loại bỏ lãng phí này:

• Lên kế hoạch thu mua nguyên liệu đầu vào sao cho hợp lý, vừa giảm chi phí ban đầu, vừa tránh gây lãng phí tồn kho
• Có giải pháp tiêu thụ tốt sản lượng sản phẩm làm ra tránh tình trạng lưu kho quá nhiều
• Dùng phần mềm quản lý hàng tồn kho để theo dõi nguyên liệu, sản phẩm trong quá trình mua sắm, sản xuất và bán hàng, giảm thiểu rủi ro tồn kho

7. Động tác thừa (Motion)

Động tác thừa ở đây được hiểu là tình trạng câu giờ của nhân viên sản xuất, những hành động thừa thãi, chưa quen với công việc, mất thời gian tìm kiếm công cụ, dụng cụ gây chậm tiến độ sản xuất, thi công của dự án, giảm năng suất lao động.

Giải pháp loại bỏ lãng phí này:

• Tạo ra quy trình làm việc chặt chẽ để đảm bảo nhân viên không thực hiện các thao tác thừa gây chậm tiến độ dự án
• Sắp xếp lại bố cục xưởng sản xuất
• Các dụng cụ, vật dụng sản xuất phải được bố trí hợp lý sao cho không mất nhiều thời gian để tìm kiếm chúng

Lợi ích của việc loại bỏ lãng phí trong sản xuất

Nhận diện và loại bỏ sớm những lãng phí trong sản xuất giúp cho đơn vị sản xuất năng cao nâng suất lao động, tối ưu chi phí đem lại nhiều nguồn thu lớn cho doanh nghiệp, giảm được thời gian và nguyên liệu nhưng vẫn đạt được chất lượng thành phẩm tốt nhất, đạt được sự tin tưởng của phía đối tác.

Giảm lãng phí giúp cho đơn vị sản xuất tiết kiệm chi phí cho hoạt động kinh doanh sản xuất, từ đó có thể hạ giá thành sản phẩm, đưa ra mức giá cạnh tranh trên thị trường với các đối thủ cùng ngành. Tăng cường hiệu quả đầu tư cho hoạt động kinh doanh sản xuất, tăng giá trị thặng dư cho phía doanh nghiệp.

Giúp chủ doanh nghiệp biết rõ những vấn đề cần cải thiện thông qua những số liệu, báo cáo về lãng phí trong khâu sản xuất để đảm bảo thực hiện mục tiêu dự án đúng tiến độ, đúng sản lượng cần hoàn thành. Cải thiện quy trình sản xuất, nâng cao khả năng điều hành quản lý giúp cho doanh nghiệp càng ngày phát triển theo hướng có lợi, đứng vững trên thị trường.