QUẢN LÝ LÀ GÌ
Các định nghĩa và bản chất quản lý
Quản lý là một hiện tượng xã hội xuất hiện cùng một lúc với con người, trong quan hệ giữa con người với con người. Xã hội càng phát triển thì quản lý càng phát triển theo, từ việc quản lý mang tính tự nhiên, tự phát đến tính khoa học và nghệ thuật hiện đại. Những người sau đây được coi là mở đầu cho khoa học và nghệ thuật hiện đại:
Frederick W. Taylor (Mỹ) năm 1911 viết cuốn “Những nguyên lý và phương pháp quản lý khoa học” theo quan điểm của người dùng dụng cụ đo lường với mục đích cải tiến lao động để tăng năng suất.
Henri Fayol (Pháp) năm 1922 viết cuốn “Quản lý đại cương và công nghiệp” xác định chức năng cơ bản của việc quản lý đang được áp dụng hiện nay.
Còn có rất nhiều tác giả và tác phẩm nữa về quản lý tổng quát và quản lý chuyên ngành trong đó có quản lý y tế, làm cho khoa học quản lý ngày càng phong phú và góp phần rất quan trọng để thúc đẩy sự phát triển xã hội.
Không có một định nghĩa duy nhất cho thuật ngữ quản lý. Tuỳ từng tình huống cụ thể mà có các định nghĩa về quản lý khác nhau. Một số định nghĩa quản lý thường được sử dụng:
Quản lý là làm cho mọi người làm việc có hiệu quả: Trong khái niệm quản lý này đề cập đến quản lý con người và điều kiện làm việc của con người. Vấn đề đặt ra là làm sao cho mọi thành viên trong tổ chức y tế hay trong cộng đồng tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và điều kiện cụ thể đều phải làm việc theo kế hoạch một cách tích cực, có trách nhiệm để đạt được mục tiêu đề ra.
Quản lý là làm cho mọi người biết việc cần làm và làm cho việc đó hoàn thành: Những việc, hoạt động, dịch vụ y tế hoặc chăm sóc sức khỏe được ghi trong kế hoạch hoặc được thông qua phải được thực hiện.
Quản lý còn là quá trình làm việc cùng nhau và thông qua các cá nhân, các nhóm cũng như những nguồn lực khác để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Quản lý là biết kết hợp những nỗ lực, sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả, động viên con người, tạo ra bộ máy lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra một tổ chức hoặc một hệ thống nhằm đạt tới một loạt các mục tiêu: Nguồn lực chính để thực hiện các dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe hay giải quyết mọi công việc khác là nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế và kể cả thời gian. Tuy nhiên nguồn lực không phải là vô tận, nên việc sử dụng các nguồn lực đòi hỏi phải như thế nào để có hiệu quả nhất, nghĩa là với chi phí về nguồn lực nhỏ nhất mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra.
Quản lý y tế là chức năng của hệ thống y tế, đảm bảo cho sự phát triển cân đối
và và năng động của hệ thống đó, giữ gìn cơ cấu tổ chức tối ưu đã được xác định, duy trì chế độ hoạt động có hiệu quả, thực hiện những chương trình khác nhau nhằm đạt được mục đích và mục tiêu về bảo vệ sức khỏe nhân dân.
Khái niệm khoa học quản lý, lý thuyết quản lý, kỹ thuật quản lý và thực hành/ nghệ thuật quản lý
Khái niệm khoa học quản lý
Khoa học quản lý là ngành khoa học tổng hợp về những quy luật, phương pháp luận, nguyên lý và kỹ thuật học của hoạt động quản lý. Như vậy khoa học quản lý bao gồm những kiến thức có tổ chức làm cơ sở cho thực hành quản lý.
Quản lý với cách tiếp cận khoa học đòi hỏi sự rõ ràng của các khái niệm (những từ, thuật ngữ chính xác, thích hợp), áp dụng các phương pháp khoa học để phát triển kiến thức, lý thuyết về quản lý. Lý thuyết là một nhóm hệ thống các khái niệm và các nguyên tắc phụ thuộc lẫn nhau, hoặc ràng buộc lại với nhau tạo nên một bộ khung cho một mảng lớn kiến thức.
Các nguyên tắc trong quản lý có tính chất mô tả hoặc tiên đoán chứ không có tính tất yếu, có nghĩa là cái gì sẽ xảy ra khi các biến số (quản lý có nhiều biến số tác động) tác động qua lại.
Khái niệm kỹ thuật quản lý
Kỹ thuật quản lý là những cách thức thực hiện các công việc, là những phương pháp trong việc thực hiện một kết quả định trước (Kỹ thuật lập kế hoạch, lập ngân sách v.v… ).
Khái niệm thực hành/ nghệ thuật quản lý
Thực hành quản lý đòi hỏi phải xét tới thực tại của một tình huống/ điều kiện khi áp dụng lý thuyết, nguyên tắc hoặc các kỹ thuật quản lý. Quản lý có hiệu quả luôn luôn là quản lý theo điều kiện hoặc theo tình huống. Cách quản lý với tư cách thực hành là nghệ thuật quản lý. Nghệ thuật quản lý còn được hiểu là sự vận dụng linh hoạt những kinh nghiệm thành công và thất bại, cách ứng xử của con người v.v...
Đối tượng của khoa học quản lý
Khoa học quản lý là ngành khoa học tổng hợp về những quy luật, phương pháp luận, nguyên lý và kỹ thuật của hoạt động quản lý. Khoa học quản lý nghiên cứu tính quy luật của việc hình thành và phát triển các quan hệ quản lý. Các quan hệ quản lý bao gồm:
Quan hệ chủ thể (có quyền uy) tác động vào khách thể (dưới quyền).
Quan hệ giữa hoạt động chủ quan của chủ thể với tính khách quan của đối tượng.
Quan hệ giữa tính khoa học và nghệ thuật: tính khoa học được thể hiện bởi các luật lệ, nguyên tắc, công thức. Nghệ thuật được thể hiện bởi kinh nghiệm thành bại; sự linh hoạt trước nhiều tình huống khác nhau; cách ứng xử của con người (thương lượng, thuyết phục, vận động con người nhằm đạt được mục tiêu đề ra).
Quan hệ giữa cá thể với tập thể.
Quan hệ giữa các bộ phận của một hệ thống và giữa hệ thống với môi trường và với các hệ thống khác.
Khoa học quản lý còn nghiên cứu nhằm xác định những nguyên tắc chỉ đạo của hoạt động quản lý, nghiên cứu hình thức, phương pháp, công cụ tác động của chủ thể quản lý vào đối tượng quản lý và nghiên cứu quá trình hoạt động lao động quản lý.
QUÁ TRÌNH (CHU TRÌNH QUẢN LÝ)
Các chức năng cơ bản của Chu trình quản lý
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng mang tính chất kỹ thuật giúp cho các cơ sở y tế và các dịch vụ chăm sóc sức khỏe có khả năng đương đầu với hiện tại và dự kiến tương lai. Điều đó bao gồm việc xác định làm việc gì, lúc nào và làm như thế nào. Chức năng lập kế hoạch là chức năng khởi đầu vì chức năng quản lý về tổ chức, nhân sự, điều hành, kiểm tra giám sát đều triển khai sau khi lập kế hoạch.
Khi lập kế hoạch, người quản lý tiến hành:
Thu thập các thông tin cần và đủ
Phân tích xác định các vấn đề sức khỏe
Chọn vấn đề sức khỏe ưu tiên
Xác định các mục tiêu
Chọn giải pháp thích hợp
Liệt kê các hoạt động cần làm.
Phối hợp các nguồn lực cần thiết và lập lịch trình công tác
Viết bản kế hoạch, chuyển lên cấp trên duyệt kế hoạch
Lập tổ chức
Lập tổ chức nghĩa là xác định các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm, quan hệ về cấu trúc và sự phụ thuộc. Công tác tổ chức nhằm tập hợp các nguồn lực và các hoạt động một cách hợp lý, bao gồm việc phân công, mô tả công việc, các phương pháp và quá trình lao động, điều phối các bộ phận, sử dụng hệ thống thông tin và phản hồi. Công tác tổ chức ấn định chính thức các hoạt động của các cá nhân và các nhóm. Các hoạt động có những yếu tố: cấu trúc, nhiệm vụ, công nghệ, quan hệ con người và tác động giữa các yếu tố đó với nhau.
Lãnh đạo
Lãnh đạo cũng có thể được xem là một chức năng của quản lý. Lãnh đạo là sự tác động đến con người, xuất hiện bất cứ lúc nào khi người ta muốn gây ảnh hưởng đến hành vi của một cá nhân hay một nhóm người vì bất cứ lý do gì có thể không tương hợp với mục đích của tổ chức. Như vậy để đạt được mục tiêu của tổ chức, công tác quản lý rất cần thiết phải lãnh đạo.
Ra quyết định
Ra quyết định nghĩa là chọn lựa. Mọi nhà quản lý đều phải thực hiện chức năng này. Tuy vậy phạm vi, tính chất, tầm quan trọng của quyết định thay đổi tuỳ theo vị trí, mức độ, quyền hạn và trách nhiệm của người quản lý.
Điều khiển
Điều khiển nhằm vào việc thúc đẩy hành động trong tổ chức, hướng về con người. Những hoạt động điều khiển chính là: động viên, chỉ đạo và giao tiếp cùng với các hoạt động khác tác động vào hành vi của nhân viên. Những người quản lý ở mọi cấp đều sử dụng mối quan hệ con người và các kỹ năng hành vi.
Kiểm tra và giám sát
Kiểm tra tập trung vào việc theo dõi, điều chỉnh và nâng cao năng lực thực hiện. Kiểm tra có nghĩa là thiết lập các tiêu chuẩn để đo lường kết quả, các kỹ thuật, hệ thống theo dõi và can thiệp. Ví dụ: Kiểm tra việc ghi chép sổ sách thống kê báo cáo của nhân viên; kiểm tra việc thực hiện giờ trực tại các cơ sở y tế của nhân viên y tế v.v...
Giám sát: Giữa kiểm tra và giám sát thường rất khó phân biệt trong thực tiễn. Có thể phân biệt một cách tương đối: Kiểm tra là xem xét việc thực hiện theo quy định, còn giám sát về mục đích và việc làm có khi cũng như kiểm tra nhưng thường xem xét về kỹ thuật chuyên môn. Về bản chất giám sát là một hình thức quản lý trực tiếp: thu thập thông tin liên tục, phân tích thông tin để đưa ra những quyết định, những giải pháp hợp lý để giải quyết vấn đề. Giám sát còn có nghĩa là trong khi thực hiện, người giám sát xem xét và tìm ra các vấn đề rồi cùng với người được giám sát và những người có liên quan tìm cách giải quyết các vấn đề đó. Như vậy giám sát là một quá trình hỗ trợ, đào tạo con người tại chỗ liên tục trong khi triển khai các hoạt động y tế nhằm hoàn thành và nâng cao hiệu quả, chất lượng phục vụ.
Quản lý mà không giám sát là thả nổi quản lý
Nhân sự
Chức năng nhân sự là thu nhận và củng cố nguồn nhân lực. Nó thể hiện ở việc lập kế hoạch nhân lực, phân tích việc làm, tuyển dụng, đánh giá trình độ, trợ giúp nhân viên, an toàn và sức khoẻ. Đồng thời thể hiện ở các hoạt động có ảnh hưởng đến hành vi và năng lực của các thành viên của tổ chức: đào tạo và phát triển, động viên, tư vấn và kỷ luật.
Đánh giá
Đánh giá là chức năng quản lý y tế nhằm đo lường và xem xét, so sánh, đối chiếu các kết quả đạt được của một chương trình/ hoạt động trong một giai đoạn nhất định nào đó với mục đích:
Đối chiếu kết quả với mục tiêu.
Xem xét các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện.
Ra quyết định điều chỉnh.
Chuẩn bị cho việc lập kế hoạch.
QUẢN LÝ THEO QUAN ĐIỂM HỆ THỐNG
Quản lý theo quan điểm hệ thống là phân tích các yếu tố của một hệ thống cụ thể để trên cơ sở đó thực hiện các chức năng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả nhất, tốt nhất. Những yếu tố cần được xem xét của hệ thống quản lý y tế:
Môi trường của hệ thống
Đó là tất cả những biểu hiện mà hệ thống không khống chế trực tiếp nhưng lại chịu tác động nhiều và có thể khai thác được. Ví dụ: Môi trường của bệnh viện huyện là hệ thống dân số, kinh tế, văn hóa, giáo dục huyện ...
Đầu vào (inputs)
Đó là những nguồn lực được đưa vào hệ thống cung cấp năng lượng cơ bản cho sự vận hành và chuyển đổi. Khác với những biểu hiện của môi trường, những biểu hiện của đầu vào lệ thuộc vào sự khống chế trực tiếp của bộ phận xử lý. Người xử lý trong khi lệ thuộc vào ép buộc của môi trường lại tự do quyết định các nguồn lực là gì, bao nhiêu, khi nào, ở đâu và ra sao. Ví dụ: Nguồn lực của hệ thống bệnh viện huyện là số lượng, chất lượng chuyên môn, cơ cấu các loại cán bộ và nhân viên y tế; trang thiết bị y tế và tài chính bệnh viện...
Đầu ra (outputs)
Là kết quả, sản phẩm do hoạt động xử lý của hệ thống. Có hai loại đầu ra riêng biệt nhưng phụ thuộc lẫn nhau do hệ thống tạo ra:
Đầu ra mong muốn (desired outputs) là những sản phẩm mà hệ thống định ra, có liên quan trực tiếp và tích cực tới mục tiêu của hệ thống. Thí dụ tỷ lệ tiêm chủng cao, dân số hạ, bệnh nhân khỏi, tỷ lệ mắc bệnh giảm, tỷ lệ tử vong giảm...
Đầu ra ngẫu nhiên (incidental outputs) là sản phẩm phụ của hệ thống. Ví dụ: Chương trình dân số KHHGĐ có đầu ra là tỷ số giới khi sinh tăng lên, nghĩa là số con trai nhiều hơn con gái khi sinh. Người quản lý giỏi là người lường được những kết quả ngẫu nhiên này.
Mạng lưới thông tin
Trong hệ thống quản lý thông tin có chức năng như thần kinh hay giác quan trong cơ thể con người. Sự truyền đạt thông tin cũng giống như liên hệ giữa bộ phận này với bộ phận khác trong cơ thể. Điều đó giúp cơ thể điều chỉnh, đương đầu và hướng sự phát triển mới. Mạng lưới thông tin rộng khắp, chính xác và nhạy bén đảm bảo sự vận hành có hiệu quả và cả sự sống còn của hệ thống.
Mạng lưới thông tin có 3 kênh:
Kênh chính thức: Là kênh thông tin qua sự kiểm soát của cơ quan quản lý Nhà nước, tạo nên những báo cáo và số lượng chính thức. Đó là những số liệu thống kê, báo cáo của các cơ sở y tế theo hệ thống thống kê nghiệp vụ.
Kênh không chính thức, có tổ chức: Là kênh thông tin không lệ thuộc vào sự kiểm soát trực tiếp của quản lý Nhà nước. Đó là thông tin của các nhà khoa học hay báo chí.
Kênh không chính thức, không có tổ chức: Thường là những dư luận, tin đồn hoặc phát ngôn cá nhân.
Quá trình vận hành và chuyển đổi các yếu tố (Process)
Đó chính là quá trình quản lý, trong đó các chức năng quản lý của hệ thống được thực hiện nhằm:
Làm cho môi trường thuận lợi hơn cho sự phát triển của hệ thống. Khai thác được nhiều nguồn lực ở môi trường.
Cuốn hút các nguồn lực một cách hợp lý vào hệ thống.
Huy động đầu vào trong thời gian tốt nhất cho các chương trình sức khỏe.
Đảm bảo các số liệu của mạng lưới thông tin kịp thời được xử lý có hiệu quả.
Giúp cho hệ thống được tinh tế.
Bệnh viện Nguyễn Tri Phương - Đa khoa Hạng I Thành phố Hồ Chí Minh
