✴️ Quản lý kế hoạch và lập kế hoạch y tế

Khái niệm về kế hoạch

Xây dựng kế hoạch là một trong các chức năng cơ bản của quản lý, nhằm vạch ra những công việc (các hoạt động) sẽ thực hiện trong tương lai theo một cách thức, trình tự, tiến độ nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã định.

Các bước lập kế hoạch

• Thu thập thông tin
• Phân tích thực trạng, xác định vấn đề
• Xác định mục tiêu
• Lựa chọn giải pháp
• Xây dựng kế hoạch hoạt động.

Xác định mục tiêu

Khái niệm

Mục tiêu là điểm mà chúng ta mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định thông qua các hoạt động với các nguồn lực cho phép.

Nếu rõ ràng: triển khai kế hoạch, theo dõi, giám sát, đánh giá sẽ thuận lợi.

Nếu không rõ: lập kế hoạch không tốt, không thực thi, gây lãng phí, kém hiệu quả.

Phương pháp xác định mục tiêu

Trước hết, để xây dựng được mục tiêu đúng, phải nêu được vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể, vấn đề phải có đầy đủ các thông tin và trả lời được các câu hỏi sau:

Vấn đề gì?

Đối tượng nào?

Ở đâu?

Bao nhiêu ? - Khi nào ?

Ví dụ: Tỷ lệ đạt chuẩn quốc gia y tế xã ở huyện A năm 2007 là 30%, thấp hơn mức trung bình của tỉnh.

Vấn đề gì?: Tỷ lệ đạt chuển quốc gia y tế xã thấp

Đối tượng nào ? : Y tế xã

Ở đâu ? : huyện A

Bao nhiêu ? : 30%

Khi nào ? : năm 2010

Nêu được vấn đề rõ ràng và cụ thể là điều rất quan trọng vì nếu không nêu được vấn đề rõ ràng thì không thể đưa ra được mục tiêu rõ ràng. Điều này sẽ dẫn đến các hoạt động trong bản kế hoạch không rõ ràng, khó thực hiện.

Sau khi nêu được vấn đề rõ ràng, chúng ta xác định mục tiêu cần đạt được. Cần quan tâm lưu ý đến các thông tin thu thập được từ bước đánh giá thực trạng để tìm hiểu các thông tin có liên quan đến vấn đề. Ngoài ra, cần phải cân đối giữa điều mà chúng ta mong muốn đạt được với nguồn lực cho phép.

Ví dụ: Tăng tỷ lệ đạt chuẩn y tế xã ở huyện A lên 40% vào năm 2011.

Nhận xét: Như vậy, mục tiêu nêu trên được viết đúng, rõ ràng.

Lựa chọn giải pháp

Khái niệm

Giải pháp là cách làm để đạt được mục tiêu đề ra. Người lập kế hoạch có thể đề xuất nhiều giải pháp để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên nếu với nguồn lực hạn chế, thì từ những giải pháp đó, chúng ta phải lựa chọn các giải pháp tối ưu để thực hiện.

Đây là một khâu quan trọng trong quá trình lập kế hoạch để giải quyết hay hạn chế nguyên nhân gốc rễ.

Tìm giải pháp

Tìm giải pháp giúp chúng ta trả lời câu hỏi: “ Chúng ta phải làm như thế nào ”

Nguyên tắc tìm giải pháp: Nguyên nhân gốc rễ nào thì giải pháp đó.

Mỗi nguyên nhân gốc rễ có thể có một hay nhiều giải pháp tương ứng để giải quyết, song ta chỉ chọn những giải pháp tối ưu.

Từ các giải pháp, chúng ta xác định các phương pháp thực hiện. Mỗi giải pháp có thể có nhiều phương pháp thực hiện.

Ví dụ

Lựa chọn giải pháp, phương pháp tối ưu

Chấm điểm hiệu quả

Chấm điểm hiệu quả của các phương pháp thông qua việc tính điểm để đánh giá mức độ hiệu quả của phương pháp thực hiện.

Cách tính điểm như sau:

Điểm 1: không hiệu quả

Điểm 2: hiệu quả kém

Điểm 3: hiệu quả trung bình

Điểm 4: hiệu quả khá

Điểm 5: hiệu quả tốt

Dựa vào ý kiến của các thành viên trong nhóm để chọn điểm cho các phương pháp thực hiện, có thể tính như sau:

Cách 1: Nhóm thảo luận và thống nhất điểm

Cách 2: Mỗi người trong nhóm đưa ra điểm của mình, sau đó cộng tất cả điểm của nhóm rồi chia trung bình để có điểm chung của nhóm. Cách này giúp cho việc đưa ra ý kiến chung một cách nhanh chóng.

Cách tính điểm khả thi

Dựa vào các yếu tố như thời gian, chi phí, sự chấp nhận công việc ...

Phương pháp thực hiện nào có tính khả thi cao hơn thì cho điểm cao hơn. Mức độ khả thi và cách chấm điểm cũng tương tự như cách chấm điểm hiệu quả.

Tính tích số của điểm hiệu quả và điểm khả thi

Tích số của điểm hiệu quả và điểm khả thi sẽ được sử dụng làm căn cứ để lựa chọn những phương pháp thực hiện mà chúng ta thấy phù hợp.

Chọn phương pháp thực hiện

Chọn phương pháp thực hiện có số điểm cao hơn điểm mốc do nhóm quy định. Nếu có đủ nguồn lực thì có thể triển khai nhiều phương pháp thực hiện cùng một lúc để đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, nếu nguồn lực hạn chế thì nên tập trung triển khai các phương pháp tối ưu. Trình tự thực hiện có thể dựa vào tích số, điểm cao là trước, điểm thấp làm sau.

Viết kế hoạch

Viết kế hoạch là bước cuối cùng trong quy trình lập kế hoạch để cụ thể hoá các giải pháp và phương pháp thực hiện đã lựa chọn nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.

Dựa vào bản kế hoạch, chúng ta có thể biết được từng nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện, người thực hiện, thời gian, địa điểm thực hiện, người phối hợp, giám sát kinh phí, nguồn lực cần thiết và dự kiến kết quả.

Ngoài ra, kế hoạch còn là cơ sở để xem xét, đánh giá lại kết quả đạt được sau khi thực hiện, hoạt động nào đã thực hiện, hoạt động nào chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đạt, lý do tại sao, để từ đó kịp thời rút kinh nghiệm, điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu đề ra.

Nguyên tắc viết

Trước khi viết kế hoạch, cần kiểm tra lại tất cả các dữ liệu, thông tin, kết quả phân tích, các nguyên nhân gốc rễ, các mục tiêu, giải pháp và phương pháp thực hiện.

Viết kế hoạch là dựa trên mục tiêu, giải pháp và phương pháp thực hiện đã được lựa chọn. Bên cạnh đó, cần xem xét lại các nguồn lực sẵn có và sẽ huy động được.

Các bước viết kế hoạch

Liệt kê tất cả các hoạt động, công việc sẽ phải tiến hành, các phương pháp để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ. Sắp xếp các công việc theo trật tự hợp lý.

Dự kiến thời gian bắt đầu tiến hành và thời gian kết thúc cho từng hoạt động. - Phân bổ nguồn lực: Từng hoạt động, công việc cần phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, đúng người, đúng việc. Ngoài nhân lực, cần phải dự trù các nguồn lực khác như tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất.

Xác định rõ địa điểm tiến hành

Dự kiến kết quả

Các nguyên tắc trong lập kế hoạch

Tính mục tiêu

Trên cơ sở xác định đúng và rõ mục tiêu cần đạt, người quản lý ở các cấp khác nhau sẽ có khả năng lựa chọn các giải pháp, phương pháp thực hiện cũng như các điều kiện hỗ trợ một cách phù hợp và xác định vị thế ưu tiên cho từng mục tiêu ( trong những chương trình/kế hoạch có nhiều mục tiêu ). Tính mục tiêu trong lập kế hoạch giúp đảm bảo được hiệu quả hoạt động, tránh lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực không phù hợp, làm cơ sở cho theo dõi, giám sát và đánh giá.

Tính khoa học

Mọi sản phẩm của quá trình lập kế hoạch (các văn bản, kế hoạch hoạt động ...) chỉ có hiệu quả nếu nó đạt đến những mức độ nhất định về căn cứ khoa học. Tính khoa học chính là yếu tố đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của các kế hoạch được thảo ra.

Tính cân đối

Tính cân đối là một nguyên tắc xuyên suốt quá trình lập kế hoạch để đảm bảo kế hoạch đạt được các mục tiêu đề ra. Cân đối ở đây không chỉ cân đối giữa nhu cầu và khả năng trong lập kế  hoạch mà còn là sự cân đối giữa các yếu tố, các bộ phận, các lĩnh vực và quá trình trong hệ thống tổ chức để đảm bảo thuận lợi nhất cho việc thực hiện mục tiêu đã lựa chọn.

Tính chấp nhận

Kế hoạch được lập ra phải được sự chấp nhận của không chỉ chính quyền, các cấp lãnh đạo, những người lập kế hoạch mà cả những người trực tiếp thực hiện và đối tượng can thiệp (cộng đồng). Chấp nhận ở đây bao gồm cả chấp nhận về chính trị, văn hoá, đạo đức v.v.. giúp đảm bảo các kế hoạch thảo ra là hiệu quả, khả thi và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

Bệnh viện Nguyễn Tri Phương - Đa khoa Hạng I Thành phố Hồ Chí Minh

  facebook.com/BVNTP

  youtube.com/bvntp