ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ TRA CỨU VÀ TÌM KIẾM CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LÝ NỘI BỘ CỦA BỆNH VIỆN NGUYỄN TRI PHƯƠNG

1. Bối cảnh của sáng kiến:

Thực hiện chủ trương trên, nhiều bệnh viện trên cả nước đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, quản trị bệnh viện, quản lý khám chữa bệnh và hành chính văn thư. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy, công tác cập nhật và công khai hóa các Quyết định, Quy định nội bộ tại nhiều cơ sở y tế vẫn còn tồn tại một số hạn chế:

- Hình thức phổ biến văn bản chủ yếu vẫn thông qua bản in giấy, văn bản dán thông báo hoặc gửi email đơn lẻ, dẫn đến tình trạng thông tin bị phân tán, khó theo dõi và kiểm soát.

- Chưa có hệ thống lưu trữ và tra cứu văn bản tập trung, gây khó khăn cho cán bộ, nhân viên trong việc tiếp cận, khai thác và thực hiện các văn bản đã ban hành.

- Việc giám sát, kiểm tra mức độ tiếp cận, thực thi các Quyết định, Quy định chưa được thực hiện đồng bộ và thiếu tính minh bạch.

- Thiếu nền tảng số hóa hỗ trợ công tác quản lý, đặc biệt là ở các bệnh viện tuyến dưới hoặc khu vực có điều kiện hạ tầng hạn chế.

Trước yêu cầu cấp thiết về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản, nâng cao hiệu quả truyền đạt thông tin và đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hoạt động nội bộ, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc cập nhật, lưu trữ, công khai hóa các Quyết định, Quy định thông qua hệ thống diễn đàn nội bộ bệnh viện là hết sức cần thiết.

Giải pháp này không chỉ góp phần chuẩn hóa quy trình ban hành và phổ biến văn bản nội bộ, mà còn nâng cao năng lực quản trị, giám sát trong bệnh viện; đồng thời, là một trong những bước đi cụ thể thực hiện chuyển đổi số ngành Y tế theo định hướng chung của Chính phủ.

2. Nội dung sáng kiến:

- Phân tích thực trạng công tác cập nhật và công khai Quyết định, Quy định tại bệnh viện: Xác định các hạn chế trong việc truyền đạt thông tin văn bản nội bộ theo phương thức truyền thống; đánh giá mức độ tiếp cận, hiểu và thực thi các văn bản của cán bộ, nhân viên.

- Đề xuất mô hình ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với thực tế bệnh viện: Thiết kế hệ thống diễn đàn nội bộ làm nền tảng công khai, lưu trữ và cập nhật văn bản quản lý (Quyết định, Quy định); tích hợp các chức năng như phân quyền, thông báo tự động, tra cứu văn bản, ghi nhận lượt truy cập…

- Xây dựng quy trình cập nhật và công khai văn bản điện tử: Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận – xử lý – ban hành – công khai hóa các văn bản trên hệ thống, đảm bảo nhanh chóng, đồng bộ, chính xác và bảo mật thông tin.

- Đề xuất giải pháp triển khai, duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống:Bao gồm công tác đào tạo người dùng, phân công trách nhiệm, quy định vận hành hệ thống, kế hoạch bảo trì, cũng như các đề xuất nâng cấp mở rộng theo lộ trình chuyển đổi số.

- Đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ thống trong quản lý văn bản nội bộ: Phân tích tác động tích cực đến quản trị bệnh viện, tăng tính minh bạch, giảm thủ tục hành chính, hỗ trợ giám sát việc thực hiện văn bản và góp phần nâng cao chất lượng điều hành.

(Giao diện: Quản trị hệ thống)

(Giao diện: Quản trị hệ thống)

(Giao diện: Tra cứu văn bản)

(Giao diện: Tra cứu văn bản)

3. Hiệu quả mang lại của sáng kiến:

3.1. Nâng cao tính minh bạch và kỷ luật hành chính

- Tất cả các Quyết định, Quy định được công khai kịp thời trên diễn đàn nội bộ, giúp viên chức, người lao động dễ dàng tiếp cận thông tin chính thống.

- Góp phần tạo môi trường làm việc công khai, minh bạch, tránh tình trạng thiếu đồng nhất trong thực thi văn bản.

3.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí

- Loại bỏ nhu cầu in ấn, sao gửi thủ công các văn bản hành chính.

- Rút ngắn thời gian truyền đạt văn bản đến toàn thể các khoa, phòng.

- Giảm thiểu nhân lực và chi phí trong công tác phổ biến thông tin.

3.3. Tăng cường hiệu quả quản lý, điều hành

- Ban lãnh đạo có thể theo dõi, thống kê lượt truy cập, xác nhận việc tiếp nhận văn bản của từng cá nhân, đơn vị.

- Tăng khả năng kiểm soát, giám sát việc thực hiện các quyết định hành chính, từ đó điều chỉnh chỉ đạo kịp thời.

3.4. Dễ dàng tra cứu, lưu trữ và sử dụng lại văn bản

- Cán bộ nhân viên có thể nhanh chóng tìm kiếm văn bản cần thiết qua công cụ lọc, từ khóa, hoặc phân loại theo nhóm văn bản.

- Hệ thống lưu trữ có tổ chức, giúp tránh thất lạc và tạo kho tài liệu dùng chung lâu dài.

3.5. Phù hợp với tiến trình chuyển đổi số ngành Y tế

- Góp phần từng bước xây dựng mô hình “bệnh viện số”, giảm giấy tờ, tăng ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành.

- Là nền tảng hỗ trợ tích hợp với các phần mềm quản trị bệnh viện (HIS, HRM…) trong giai đoạn tiếp theo.

3.6.Có thể nhân rộng, triển khai tại các đơn vị khác

- Mô hình có tính mở, chi phí triển khai thấp, dễ dàng nhân rộng tại các bệnh viện, trung tâm y tế, hoặc các đơn vị hành chính sự nghiệp khác có quy mô tương tự.