Một mã QR, một hồ sơ xuyên suốt vòng đời thiết bị y tế

1. Bối cảnh của sản phẩm

Bệnh viện Nguyễn Tri Phương triển khai phần mềm quản lý thiết bị y tế từ tháng 5/2026. Sáng kiến giúp các khoa, phòng tra cứu đúng thiết bị, báo hỏng và theo dõi sửa chữa trên cùng một hệ thống; đồng thời hỗ trợ Phòng Vật tư – Thiết bị y tế quản lý bảo trì, kiểm kê và lịch sử sử dụng.

Thiết bị y tế có thể trải qua nhiều lần bàn giao, điều chuyển, bảo trì và sửa chữa. Trước đây, thông tin của một thiết bị được lưu trong hồ sơ giấy, các file Excel và những nguồn riêng lẻ. Khi cần biết thiết bị đang ở khoa nào, còn bảo hành hay không, đã hỏng mấy lần hoặc lần kiểm định tiếp theo là khi nào, nhân viên phải tìm và đối chiếu nhiều nguồn thông tin. Nếu các danh sách chưa được cập nhật cùng lúc, việc tra cứu và kiểm kê dễ phát sinh sai lệch.

Việc báo hỏng chủ yếu qua điện thoại cũng đặt ra khó khăn tương tự. Người tiếp nhận có thể phải hỏi lại mã thiết bị, vị trí, hiện tượng hỏng hoặc mức độ cần xử lý. Khoa sử dụng khó theo dõi yêu cầu đã được tiếp nhận, phân công và sửa chữa đến bước nào. Với số lượng thiết bị lớn, việc tổng hợp những máy hỏng lặp lại, thời gian ngừng sử dụng hay chi phí sửa chữa cần nhiều thao tác thủ công.

2. Nội dung sản phẩm

Trước các vướng mắc đó, bệnh viện đã xây dựng phần mềm theo nguyên tắc mỗi thiết bị có một mã định danh, một mã QR và một hồ sơ điện tử xuyên suốt quá trình sử dụng. Mã QR được gắn trên thiết bị, kết nối trực tiếp với hồ sơ tương ứng. Tùy quyền được cấp, nhân viên có thể quét mã ngay tại nơi đặt máy để xem thông tin hoặc gửi yêu cầu báo hỏng. Cách làm này giúp xác định đúng thiết bị, hạn chế nhầm lẫn khi nhiều máy cùng loại được sử dụng trong một khoa.

Tiện ích rõ nhất đối với khoa, phòng sử dụng là việc báo hỏng có thể theo dõi được. Nhân viên ghi nhận hiện tượng hỏng, mức độ ưu tiên và hình ảnh trên hệ thống. Phòng Vật tư – Thiết bị y tế tiếp nhận, phân công; kỹ thuật viên cập nhật chẩn đoán, cách xử lý và kết quả sửa chữa. Trạng thái công việc, người phụ trách và các mốc thời gian được lưu cùng yêu cầu. Nhờ đó, các bên có chung thông tin để phối hợp và kiểm tra những yêu cầu còn chờ xử lý.

Với công tác quản lý định kỳ, phần mềm lưu chu kỳ bảo trì, hiệu chuẩn, kiểm định, ngày thực hiện gần nhất và hạn tiếp theo. Chức năng nhắc sắp đến hạn, cảnh báo quá hạn hỗ trợ nhân viên chủ động sắp xếp công việc, giảm phụ thuộc vào danh sách theo dõi riêng. Khi điều chuyển thiết bị, thông tin khoa quản lý và vị trí được cập nhật vào lịch sử. Trong kiểm kê, nhân viên có thể quét QR để xác nhận thiết bị hiện diện hoặc ghi nhận trường hợp sai vị trí, hư hỏng, chưa tìm thấy.

Một ưu điểm khác của sáng kiến là lịch sử của từng thiết bị được tích lũy từ các công việc hằng ngày. Các lần sửa chữa, thay linh kiện, bảo trì, điều chuyển, chi phí và thời gian ngừng máy được liên kết với đúng hồ sơ thiết bị. Dữ liệu này giúp người quản lý nhận diện máy hỏng nhiều lần, xem xét hiệu quả sửa chữa và có thêm căn cứ khi quyết định tiếp tục bảo trì, điều chuyển hoặc đề xuất thay thế.

Phần mềm cũng tổng hợp thông tin trên bảng điều khiển, như số thiết bị đang hoạt động, đang hỏng, đang sửa, thiết bị sắp đến hạn bảo trì hoặc kiểm định và chi phí sửa chữa. Việc có dữ liệu chung giúp giảm thời gian tìm kiếm, đối chiếu và lập báo cáo thủ công, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo theo dõi tình trạng thiết bị kịp thời hơn

3. Hiệu quả mang lại của sản phẩm

Sáng kiến được áp dụng tại Bệnh viện Nguyễn Tri Phương từ ngày 01/5/2026, với Phòng Vật tư – Thiết bị y tế làm đầu mối nghiệp vụ, phối hợp cùng bộ phận công nghệ thông tin và các khoa, phòng. Theo hồ sơ sáng kiến chốt đến ngày 31/8/2026, những lợi ích bước đầu chủ yếu là chuẩn hóa thông tin, kết nối quy trình và tăng khả năng truy xuất. Các chỉ số như thời gian sửa chữa, tỷ lệ xử lý đúng hạn, thời gian ngừng máy và mức tiết kiệm chi phí sẽ cần tiếp tục được đo lường để đánh giá đầy đủ hiệu quả.

Từ việc thay những danh sách và cuộc gọi rời rạc bằng một hồ sơ thiết bị thống nhất, sáng kiến góp phần cải cách cách phối hợp trong bệnh viện: người sử dụng báo đúng thiết bị, người xử lý nắm rõ công việc, người quản lý có dữ liệu để theo dõi và ra quyết định.