Bệnh viện Nguyễn Tri Phương triển khai phần mềm quản lý hồ sơ đấu thầu: Đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số trong quản trị bệnh viện

1. Bối cảnh của sản phẩm

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, theo dõi và điều hành các gói thầu, Bệnh viện Nguyễn Tri Phương đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ đấu thầu do Phòng Công nghệ thông tin xây dựng. Đây là một trong những giải pháp cải cách hành chính, chuyển đổi số trong công tác quản trị nội bộ, góp phần chuẩn hóa quy trình, tăng tính minh bạch và hỗ trợ công tác điều hành của bệnh viện.

Trong hoạt động bệnh viện, công tác mua sắm, đấu thầu có vai trò quan trọng, liên quan đến nhiều lĩnh vực như trang thiết bị, vật tư, thuốc, hóa chất, hạ tầng kỹ thuật và các dịch vụ hỗ trợ. Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ đấu thầu theo phương thức thủ công trước đây còn nhiều khó khăn: hồ sơ giấy cần nhiều diện tích lưu trữ, mất thời gian tra cứu khi cần kiểm tra, khó theo dõi tiến độ và thời hạn của từng gói thầu. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hồ sơ rời rạc, phụ thuộc vào từng cá nhân cũng có thể gây gián đoạn khi có thay đổi nhân sự hoặc bàn giao công việc.

Trước thực tế đó, Phòng Công nghệ thông tin đã khảo sát nhu cầu, phân tích quy trình và xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ đấu thầu nhằm đưa dữ liệu về một hệ thống quản lý tập trung. Phần mềm hỗ trợ cập nhật thông tin gói thầu, theo dõi tiến độ thực hiện, lưu trữ hồ sơ, tra cứu lịch sử xử lý và tổng hợp dữ liệu phục vụ báo cáo.

2. Nội dung sản phẩm

Điểm nổi bật của phần mềm là góp phần chuẩn hóa quy trình quản lý đấu thầu theo các bước rõ ràng, có kiểm soát; từ lập kế hoạch, phát hành hồ sơ, tiếp nhận, đánh giá hồ sơ đến theo dõi kết quả thực hiện. Toàn bộ thông tin được ghi nhận trên hệ thống, giúp hạn chế tình trạng chồng chéo, thiếu sót trong xử lý công việc và tăng khả năng kiểm soát của các đơn vị liên quan.

Việc số hóa hồ sơ đấu thầu cũng giúp giảm khối lượng công việc hành chính thủ công, tiết kiệm thời gian tra cứu, hạn chế nguy cơ thất lạc dữ liệu. Thay vì tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn riêng lẻ, cán bộ phụ trách có thể cập nhật, tìm kiếm và thống kê thông tin trên hệ thống, từ đó hỗ trợ công tác báo cáo được nhanh chóng và chính xác hơn.

Đối với công tác quản lý, phần mềm giúp lãnh đạo và các đơn vị phụ trách theo dõi tình hình thực hiện các gói thầu thuận tiện hơn, kịp thời nhận diện những nội dung cần đôn đốc, phối hợp hoặc điều chỉnh. Đây là cơ sở quan trọng để nâng cao hiệu quả điều hành, bảo đảm các hoạt động mua sắm, đấu thầu được theo dõi chặt chẽ, đúng tiến độ và phục vụ tốt hơn cho hoạt động khám chữa bệnh.

Việc Phòng Công nghệ thông tin chủ động xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ đấu thầu thể hiện tinh thần đổi mới, sáng tạo và trách nhiệm trong ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản trị bệnh viện. Không chỉ tập trung vào các phần mềm phục vụ trực tiếp người bệnh, bệnh viện còn từng bước chuyển đổi số trong các quy trình hành chính, hậu cần và vận hành nội bộ.

Trong giai đoạn đầu, phần mềm được áp dụng tại Phòng Công nghệ thông tin để quản lý các hoạt động mua sắm, đấu thầu thuộc phạm vi phụ trách. Trên cơ sở kết quả triển khai, bệnh viện sẽ tiếp tục ghi nhận ý kiến người sử dụng, hoàn thiện các chức năng và nghiên cứu khả năng mở rộng áp dụng cho các phòng, ban có chức năng thực hiện mua sắm, đấu thầu trong toàn bệnh viện.

3. Hiệu quả mang lại của sản phẩm

Việc triển khai phần mềm quản lý hồ sơ đấu thầu là một minh chứng cụ thể cho nỗ lực cải cách hành chính, chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản trị tại Bệnh viện Nguyễn Tri Phương, hướng đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả, góp phần phục vụ tốt hơn cho công tác khám chữa bệnh và sự phát triển chung của bệnh viện.