Nộp và theo dõi hồ sơ bảo hiểm xã hội trực tuyến: thuận tiện hơn cho người lao động

1. Bối cảnh của sản phẩm

Bệnh viện Nguyễn Tri Phương áp dụng thử hệ thống tiếp nhận, quản lý và tra cứu hồ sơ chế độ bảo hiểm xã hội trong giai đoạn tháng 6 đến tháng 8/2026. Sáng kiến của Phòng Tổ chức cán bộ phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin giúp viên chức, người lao động dễ tìm hướng dẫn, gửi hồ sơ và theo dõi quá trình giải quyết chế độ.

Trước đây, khi làm thủ tục hưởng chế độ ốm đau, thai sản hoặc dưỡng sức phục hồi sức khỏe, người lao động thường phải tự tìm biểu mẫu, chuẩn bị hồ sơ giấy rồi chuyển qua khoa, phòng để gửi đến Phòng Tổ chức cán bộ. Nếu thiếu giấy tờ hoặc dùng biểu mẫu chưa phù hợp, hồ sơ phải bổ sung, đi lại nhiều lần. Việc này đặc biệt bất tiện đối với người đang nghỉ ốm dài ngày hoặc nghỉ thai sản, khi họ không có mặt tại bệnh viện để trực tiếp hoàn tất thủ tục.

Ở phía đơn vị quản lý, thông tin cần đối chiếu nằm ở nhiều nguồn: hồ sơ đề nghị, chứng từ bảo hiểm xã hội, bảng chấm công và báo cáo ngày nghỉ của khoa, phòng. Nhân viên phải kiểm tra, tổng hợp thủ công; người lao động muốn biết hồ sơ đã xử lý đến đâu thường phải liên hệ để hỏi

2. Nội dung sản phẩm

Sáng kiến giải quyết các vướng mắc này bằng một website nội bộ dùng chung cho việc hướng dẫn, tiếp nhận và theo dõi hồ sơ. Trên hệ thống, người dùng có thể xem thành phần hồ sơ, thời hạn nộp, quy trình thực hiện và tải biểu mẫu tương ứng với từng chế độ. Việc thống nhất hướng dẫn tại một nơi giúp khoa, phòng và người lao động chuẩn bị hồ sơ đúng hơn ngay từ đầu, giảm các lượt trao đổi và bổ sung không cần thiết.

Người lao động hoặc khoa, phòng có tài khoản được cấp có thể gửi hồ sơ điện tử kèm bản scan từ giấy tờ gốc. Tiện ích này giúp người đang nghỉ hưởng chế độ chủ động gửi thông tin khi hồ sơ phát sinh, thay vì phải chờ quay lại làm việc hoặc nhờ đồng nghiệp chuyển giấy tờ. Phòng Tổ chức cán bộ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ trên hệ thống và thông báo nếu cần bổ sung.

Tiến độ xử lý cũng được thể hiện theo từng bước, từ tiếp nhận, kiểm tra, yêu cầu bổ sung đến gửi cơ quan bảo hiểm xã hội và hoàn tất. Nhờ đó, người lao động có thể tra cứu tình trạng hồ sơ qua tài khoản của mình; khoa, phòng thuận tiện phối hợp; Phòng Tổ chức cán bộ dễ theo dõi những hồ sơ đang chờ xử lý. Hệ thống phân quyền người sử dụng để mỗi nhóm truy cập các chức năng phù hợp với nhiệm vụ được giao.

Đối với công tác quản lý, hồ sơ được lưu tập trung theo từng người và từng loại chế độ. Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm, thống kê theo khoa, phòng, thời gian, loại chế độ và tình trạng xử lý. Dữ liệu này giúp nhân viên đối chiếu với bảng chấm công, báo cáo ngày nghỉ và chứng từ liên quan, đồng thời giảm việc lập danh sách, báo cáo hoàn toàn bằng phương pháp thủ công.

3. Hiệu quả mang lại của sản phẩm

Theo số liệu nêu trong hồ sơ sáng kiến, thời gian tiếp nhận ban đầu giảm từ khoảng 10–15 phút xuống 3–5 phút mỗi hồ sơ; số lượt đi lại để hoàn tất hồ sơ giảm từ khoảng 2–4 lần xuống 0–1 lần. Đây là kết quả được nhóm thực hiện ghi nhận trong quá trình áp dụng thử và cần tiếp tục theo dõi khi mở rộng sử dụng.

Điểm thiết thực của sáng kiến là cải cách thủ tục nội bộ từ nhu cầu của chính nhân viên bệnh viện. Khi hướng dẫn rõ ràng, hồ sơ được gửi thuận tiện và tiến độ có thể tra cứu, người lao động chủ động hơn trong việc thực hiện quyền lợi bảo hiểm xã hội; bộ phận phụ trách cũng có thêm thời gian để kiểm tra, xử lý hồ sơ chính xác và kịp thời.