Triển khai phần mềm văn phòng điện tử giúp Bệnh viện Nguyễn Tri Phương cải thiện việc theo dõi công việc khoa phòng

Bệnh viện Nguyễn Tri Phương là bệnh viện đa khoa hạng I trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh, với nhiệm vụ khám và điều trị cho hàng ngàn bệnh nhân mỗi ngày. Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử đã trở thành một xu hướng tất yếu để cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý. Gần đây, bệnh viện Nguyễn Tri Phương đã cùng Công ty Dịch vụ MobiFone khu vực 2, đơn vị cung cấp giải pháp, triển khai thành công phần mềm văn phòng điện tử - MobiFone eOffice nhằm nâng cao khả năng theo dõi và quản lý công việc của các khoa phòng.

Bệnh viện Nguyễn Tri Phương và MobiFone ký kết thỏa thuận hợp tác

Phần mềm văn phòng điện tử giúp bệnh viện Nguyễn Tri Phương quản lý công việc một cách hiệu quả hơn. Nhờ vào việc số hóa các tài liệu và quy trình, việc lưu trữ và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Các trưởng khoa phòng và nhân viên có thể theo dõi tiến độ công việc, giao nhiệm vụ và cập nhật trạng thái công việc một cách minh bạch và chính xác.

Hệ thống bao gồm 4 phân hệ chính:

• Phân hệ Quản lý văn bản: Cung cấp các chức năng, công cụ quản lí văn bản đến đi trong nội bộ và liên thông. Các Khoa Phòng sử dụng tài khoản của mình để thao tác tạo các văn bản như phiếu trình, phiếu yêu cầu, phiếu đề nghị… để để gửi các phòng ban liên quan hoặc lãnh đạo bệnh viện. Hệ thống cho phép theo dõi được luồng văn bản đã được xác nhận qua các đơn vị nào, kèm các ghi chú, trao đổi liên quan trong luồng đi của văn bản.

Giao diện Văn bản đi đã phát hành trong phân hệ Văn bản đi

• Phân hệ Quản lý công việc: Cung cấp các chức năng hữu ích cho công tác quản lý, đăng kí, đánh giá công việc trong đơn vị. Kết nối với luồng văn bản được ban hành, phân hệ quản lý công việc là bước triển khai các nội dung quy định trong từng văn bản. Tính năng giao việc được thể hiện ngay trên văn bản được ban hành giúp lãnh đạo nhanh chóng chuyển công việc đến các đơn vị kèm các căn cứ thực hiện. Sau khi nhận được công việc từ lãnh đạo, các Khoa phòng có thể tạo các công việc con bên trong để thực hiện công việc chính được giao. Khoa phòng chủ trì công việc sẽ là đơn vị báo cáo trực tiếp với lãnh đạo và có vai trò phê duyệt hoàn thành đối với các công việc con mà mình tạo ra. Dựa vào các thông tin trên phân hệ quản lý công việc, Ban lãnh đạo Bệnh viện có đủ căn cứ để đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của các Khoa phòng theo các khoảng thời gian khác nhau.

Giao diện Báo cáo tiến độ hoàn thành công việc

• Phân hệ Quản lý hành chính: Cung cấp các quy trình/thủ tục hành chính như đăng ký phòng họp, điều xe, họp hội nghị truyền hình,…
• Phân hệ Quản trị hệ thống: Cung cấp các chức năng, công cụ cho người quản trị nói chung.

Giao diện Quản lý vai trò trong phân hệ Quản trị hệ thống

Với phần mềm văn phòng điện tử, mọi công việc và nhiệm vụ đều được ghi nhận và theo dõi chặt chẽ, và luồng công việc có thể khởi động từ các văn bản nhận đến từ cơ quan quản lý. Điều này không chỉ giúp nâng cao tính minh bạch mà còn tăng cường trách nhiệm của từng khoa, phòng trong luồng công việc, tăng cường phối hợp các phòng ban trong thực hiện các công việc chung. Nhân viên y tế và người quản lý có thể dễ dàng xác định ai là người chịu trách nhiệm cho từng công việc cụ thể và tiến độ thực hiện.

Việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử giúp bệnh viện tiết kiệm thời gian và theo dõi đầy đủ theo thời gian thực so với việc quản lý thủ công. Các quy trình phê duyệt và xử lý hồ sơ được tự động hóa, được ghi dấu trên phần mềm - hỗ trợ thao tác trên cả giao diện web và app di động, từ đó tăng cường hiệu quả trao đổi công việc, giúp giảm bớt việc phải tìm kiếm thủ công lịch sử triển khai công việc từ thời điểm bắt đầu cho đến khi tra cứu.

Triển khai phần mềm văn phòng điện tử - MobiFone eOffice tại bệnh viện Nguyễn Tri Phương đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý, từ đó góp phần cải cách thủ tục hành chính. Hiệu suất và tính hiệu quả hợp tác giữa các bộ phận được nâng cao mà lại giảm đi các mệnh lệnh hành chính, đây cũng chính là hiệu quả cải cách thủ tục hành chính đáng giá khi Bệnh viện triển khai phần mềm này.