Hướng dẫn chuyên môn kỹ thuật thiết lập và vận hành Ngân hàng sữa mẹ (P4)

Phụ lục 4. Hệ thống theo dõi, giám sát, và báo cáo

Mục đích của hệ thống theo dõi, giám sát, và báo cáo

Cung cấp số liệu thường quy và nhằm tối ưu hoá hoạt động của Ngân hàng Sữa mẹ (NHSM).

Đảm bảo hoạt động NHSM an toàn và theo đúng theo quy trình chuẩn. Đảm bảo việc truy xuất nguồn gốc 2 chiều của từng mẫu sữa.

Cung cấp số liệu cho các nghiên cứu (ví dụ hiệu quả, giá thành…).

Tổng quan

Hệ thống theo dõi và giám sát gồm 11 biểu mẫu (Bảng 1): 01 biểu mẫu báo cáo chung (BC 1); 03 biểu mẫu liên quan tới bà mẹ hiến tặng (BM 1 – BM 3), 03 biểu mẫu liên quan tới hoạt động ngân hàng (NH 1 – NH 3), và 04 biểu mẫu liên quan tới khoa và khách hàng (KH 1 – KH 4).

Thông tin sẽ được thu thu thập, quản lý, và sử dụng bởi bởi nhân viên NHSM và khoa phòng với sự hỗ trợ của người quản lý NHSM.

Hàng tháng, nhân viên NHSM sẽ tổng hợp báo cáo tháng và gửi cho ban quản lý NHSM.

Bảng 1. Danh mục các biểu mẫu

Cho từng đối tượng và sự kiện tạo nhu cầu, ghi ngày, giờ, người thực hiện (cột 1-3); đánh đấu để xác định địa điểm (cột 4-6); và ghi số lượng người tham dự vào cột tương ứng theo sự kiện triển khai: cột 7 cho tư vấn cá nhân, cột 8 cho tư vấn nhóm, và cột 9 cho sự kiện khác. Thông qua quá trình vận động và cam kết của bà mẹ, ghi số bà mẹ hiến tặng tiềm năng vào cột 10.

Cuối tháng, ghi một dòng Tổng cho các cột (4-10) và báo cáo con số cho nhân viên NHSM nếu từ các khoa khác. nhân viên NHSM tổng hợp số liệu chung cho cột (4-10) để đưa vào báo cáo tháng.

BM 2. Hồ sơ bà mẹ hiến tặng

PHIẾU SÀNG LỌC (Khoanh vào số tương ứng lựa chọn hoặc điền vào chỗ trống)

Kết quả xét nghiệm máu (trong vòng 6 tháng tính đến ngày sàng lọc):

[ ] Xét nghiệm HIV, HBV, HCV và giang mai âm tính

[ ] In kết quả xét nghiệm

[ ] Đủ tiêu chuẩn lấy đồng thuận; ______________________(họ tên và chữ ký cán bộ sàng lọc)

BẢN ĐỒNG THUẬN TÌNH NGUYỆN HIẾN TẶNG SỮA MẸ

(Bà mẹ hiến tặng đọc và ký)

Sữa mẹ là nguồn dinh dưỡng tốt nhất cho trẻ sơ sinh và trẻ nhỏ. Sữa mẹ giúp trẻ phát triển toàn diện về thể chất, trí tuệ và phòng chống bệnh tật. Sữa mẹ là thực phẩm duy nhất chứa tất cả các dưỡng chất, các yếu tố tăng trưởng, các thành phần chống viêm và miễn dịch. Lựa chọn tốt nhất cho trẻ sơ sinh là sữa mẹ đẻ.

Tuy nhiên, khi không có sữa mẹ đẻ, lựa chọn tiếp theo là sữa mẹ hiến tặng được cung cấp từ một ngân hàng sữa mẹ. Sữa mẹ sau thanh trùng an toàn, không chứa bất kỳ một chất bảo quản nào mà vẫn giữ gần như nguyên vẹn các chất dinh dưỡng, yếu tố tăng trưởng và thành phần miễn dịch.

Tôi khẳng định:

Tôi trên 18 tuổi.

Tôi sẽ hiến tặng phần sữa dư sau khi con tôi đã được bú đủ. Tôi cũng đảm bảo lối sống lành mạnh (ví dụ không sử dụng rượu bia, thuốc lá, chất gây nghiện) trong thời gian cho con bú và hiến tặng sữa.

Tôi biết rằng sữa của tôi sẽ được bảo quản, xử lý, và thực hiện các xét nghiệm cần thiết nhằm đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Nhân viên y tế sẽ chỉ định sữa mẹ hiến tặng cho trẻ theo quy định của Ngân hàng sữa mẹ.

Tôi không mong đợi sẽ lấy lại hoặc nhận tiền bồi dưỡng cho lượng sữa mà tôi đã hiến tặng cho Ngân hàng sữa mẹ.

Tôi có quyền dừng hiến tặng sữa bất cứ khi nào mà không ảnh hưởng đến việc chăm sóc sức khỏe của tôi hay của con tôi.

Tôi sẽ trao đổi với nhân viên Ngân hàng sữa mẹ khi có bất kỳ vấn đề về sức khỏe trong thời gian hiến sữa. Điện thoại của Ngân hàng sữa mẹ…………………………

Tôi hiểu rõ tất cả các thông tin về tôi, bao gồm cả tình trạng sức khỏe và kết quả xét nghiệm sẽ được bảo mật.

Tôi chấp thuận cho Ngân hàng sữa mẹ sử dụng sữa tôi hiến tặng cho trẻ sơ sinh đang được chăm sóc tại bệnh viện và không có sữa của mẹ đẻ.

BM 3. Sổ theo dõi hoạt động hiến tặng sữa (khi dùng phiếu điện tử, không cần dùng phiếu này vì sẽ kết nối với phiếu BM 2 và nhập các lần hiến tặng vào biểu mẫu điện tử)

Cột (1-7) tổng hợp từ Hồ sơ bà mẹ hiến tặng (BM 2). Các bà mẹ ghi cách nhau 3 dòng. Ghi thông tin về các lần hiến tặng theo chiều ngang. Nếu quá 30 lần thì ghi xuống dòng dưới.

NH 1. Phiếu theo dõi lượng sữa trong tủ của phòng thanh trùng (Phiếu in khổ A4)

Treo trên tủ lạnh tương ứng để theo dõi cân bằng lượng sữa ở các khâu khác nhau trong NHSM.

Cuối tháng, tổng hợp và chuyển sang báo cáo tháng.

Loại tủ (khoanh vào mã tương ứng):

Dòng ngày 0, cột (5): Ghi số lượng sữa có trong tủ từ cuối tháng trước.

Cột từ 2-4, nếu có ≥ 2 lần xảy ra trong này, ghi từng lần, cách nhau bằng dấu cộng (+): Ví dụ 100 + 200.

NH 2. Hồ sơ loạt thanh trùng (phiếu này mang tính pháp lý, không cần cho mục đích theo dõi)

NH 3. Sổ xuất sữa từ ngân hàng sữa mẹ (NHSM) (Mỗi tháng in trên một trang sổ A3; phiếu này mang tính pháp lý. Trong phiếu điện tử, nếu kết hợp với NH 1.4. và tích hợp chữ ký, có thể bỏ biểu mẫu này)