✴️ Quản lý thuốc và vật tư tiêu hao y tế

Nhằm quản lý, theo dõi việc xuất nhập và kiểm tra số lượng xuất nhập thuốc và vật tư tiêu hao y tế, tránh việc sử dụng không đúng, gây lãng phí và nguy hiểm cho người bệnh, các quy định và quy trình về quản lý thuốc và vật tư tiêu hao y tế trong các cơ sở y tế có giường bệnh là rất cần thiết.

 

CÁC QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THUỐC LIÊN QUAN TỚI ĐIỀU DƯỠNG

Thông tư số 07/VBHN-BYT ngày 19/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn sử dụng thuốc trong các cơ sở y tế có giường bệnh.

Trách nhiệm trong việc hướng dẫn sử dụng thuốc

Điều dưỡng viên, Hộ sinh viên chịu trách nhiệm cho người bệnh dùng thuốc hoặc hướng dẫn người bệnh dùng thuốc để bảo đảm thuốc được dùng đúng cách, đúng thời gian, đủ liều theo y lệnh. Sau đây là trích dẫn các Điều 4, 6, 7 và 8 Thông tư số 07/VBHN-BYT ngày 19/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn sử dụng thuốc trong các cơ sở y tế có giường bệnh:

Điều 4. Tổng hợp thuốc tại khoa lâm sàng

Điều dưỡng viên tổng hợp thuốc, hóa chất từ bệnh án vào sổ tổng hợp thuốc hàng ngày theo quy định, sau đó tổng hợp thuốc dùng của cả khoa vào Phiếu lĩnh thuốc theo quy định, riêng Phiếu lĩnh hóa chất, Phiếu lĩnh vật tư y tế tiêu hao tổng hợp hàng tuần theo quy định hiện hành. 

Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, thuốc phóng xạ phải có phiếu lĩnh thuốc riêng theo quy định hiện hành.

Phiếu lĩnh thuốc phải được Trưởng khoa hoặc thầy thuốc được Trưởng khoa ủy quyền bằng văn bản phê duyệt. Phiếu lĩnh thuốc vào ngày nghỉ và đối với các trường hợp đề nghị cấp thuốc đột xuất, bác sĩ, y sĩ trực được phép ký phiếu lĩnh thuốc.

Sổ tổng hợp và các phiếu lĩnh thuốc phải được ghi chép rõ ràng, đầy đủ nội dung, chính xác, không viết tắt, trường hợp sửa chữa phải ký xác nhận bên cạnh.

Điều 6. Trách nhiệm của khoa lâm sàng trong việc cho người bệnh dùng thuốc

Trước khi người bệnh dùng thuốc

Công khai thuốc dùng hàng ngày cho từng người bệnh bằng cách thông báo

cho người bệnh trước khi dùng thuốc, đồng thời yêu cầu người bệnh hoặc người nhà ký nhận vào Phiếu công khai dịch vụ khám, chữa bệnh nội trú hàng ngày (theo mẫu được ban hành tại Phụ lục số 01 ban hành kèm theo Thông tư sửa đổi, bổ sung một số quy định về chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế). Phiếu công khai dịch vụ khám, chữa bệnh nội trú hàng ngày để ở kẹp đầu giường bệnh hoặc cuối giường bệnh;

Hướng dẫn, giải thích cho người bệnh tuân thủ điều trị;

Kiểm tra thuốc (tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, liều dùng một lần, số lần dùng

thuốc trong 24 giờ, khoảng cách giữa các lần dùng thuốc, thời điểm dùng thuốc và đường dùng thuốc) so với y lệnh, kiểm tra hạn sử dụng và chất lượng cảm quan của thuốc. Khi phát hiện những bất thường trong y lệnh như chỉ định sử dụng thuốc quá liều quy định, đường dùng không hợp lý hoặc dùng nhiều thuốc đồng thời gây tương tác, điều dưỡng viên phải báo cáo với thầy thuốc điều trị hoặc thầy thuốc trực;

Chuẩn bị phương tiện và thuốc:

Chuẩn bị đủ phương tiện cho người bệnh dùng thuốc: khay thuốc, nước uống hợp vệ sinh đối với trường hợp người bệnh dùng thuốc uống, lọ đựng thuốc uống theo giờ cho từng người bệnh;

Phương tiện vận chuyển thuốc phải đảm bảo sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, dễ thấy;

Chuẩn bị sẵn sàng hộp thuốc cấp cứu và phác đồ chống sốc đối với thuốc phải dùng đường tiêm; 

Chuẩn bị dung dịch tiêm cho người bệnh phải pha đúng dung môi, đủ thể tích và theo quy định của nhà sản xuất. 

Trong khi người bệnh dùng thuốc

Đảm bảo vệ sinh phòng nhiễm khuẩn.

Đảm bảo 5 đúng:

Đúng người bệnh

Đúng thuốc

Đúng liều dùng

Đúng đường dùng

Đúng thời gian.

Trực tiếp quan sát người bệnh dùng thuốc và theo dõi phát hiện kịp thời các bất thường của người bệnh trong khi dùng thuốc.

Sau khi người bệnh dùng thuốc

Theo dõi người bệnh:

Theo dõi thường xuyên để kịp thời xử trí các bất thường của người bệnh.

Ghi chép đầy đủ các diễn biến lâm sàng của người bệnh vào hồ sơ bệnh án.

Bác sĩ điều trị có trách nhiệm theo dõi tác dụng của thuốc và xử lý kịp thời các tai biến do dùng thuốc, ghi sổ theo dõi phản ứng có hại của thuốc theo quy định.

Ghi cụ thể số thuốc điều trị cho mỗi người bệnh, mỗi khi thực hiện xong

một thuốc phải đánh dấu thuốc đã thực hiện;

Bảo quản thuốc còn lại (nếu có) theo đúng yêu cầu của nhà sản xuất;

Xử lý và bảo quản dụng cụ liên quan đến dùng thuốc cho người bệnh theo đúng quy định.

Điều 7. Quản lý, bảo quản thuốc tại khoa lâm sàng

Thuốc trong tủ trực thuốc cấp cứu phải theo đúng danh mục và cơ số đã được phê duyệt và được bảo quản theo đúng quy định và yêu cầu của nhà sản xuất.

Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, tiền chất và thuốc phóng xạ cần quản lý, bảo quản theo quy định hiện hành.

Điều dưỡng viên được phân công kiểm tra, đối chiếu tên thuốc, nồng độ/hàm lượng, số lượng, chất lượng, dạng bào chế của thuốc trong phiếu lĩnh thuốc khi nhận thuốc từ khoa Dược và khi bàn giao thuốc cho điều dưỡng viên chăm sóc.

Điều dưỡng viên khi phát hiện sử dụng nhầm thuốc, mất thuốc, thuốc hỏng cần báo cáo ngay cho người quản lý cấp trên trực tiếp để có biện pháp xử lý kịp thời và đề nghị làm rõ nguyên nhân, trách nhiệm.

Thuốc dư ra do thay đổi y lệnh, do người bệnh chuyển khoa, ra viện, chuyển viện hoặc tử vong (sau đây gọi chung là xuất viện) được tổng hợp theo quy định, có xác nhận của trưởng khoa lâm sàng hoặc người được trưởng khoa lâm sàng ủy quyền bằng văn bản và trả lại khoa Dược trong vòng 24 giờ. Đối với thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, thuốc phóng xạ dư ra phải lập biên bản và trả thuốc theo quy định hiện hành.

Tổng hợp thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao của từng người bệnh trước khi ra viện chuyển phòng Tài chính - Kế toán thanh toán viện phí.

Thực hiện bàn giao số lượng thực tế về thuốc và dụng cụ cho kíp trực sau và ghi Sổ bàn giao thuốc thường trực và Sổ bàn giao dụng cụ thường trực theo quy định.

Nghiêm cấm việc cá nhân vay, mượn, đổi thuốc.

Điều 8. Báo cáo 

Khi xảy ra các trường hợp đặc biệt (tai biến, nhầm lẫn) về sử dụng thuốc các bệnh viện cần xử lý ngay và báo cáo về cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.

Báo cáo phản ứng có hại của thuốc về cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và Trung tâm Quốc gia về thông tin thuốc và theo dõi phản ứng có hại của thuốc theo đúng quy định.

Báo cáo sử dụng thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, thuốc phóng xạ theo quy định hiện hành của Bộ Y tế.

 

QUY TRÌNH QUẢN LÝ THUỐC DÙNG CHO NGƯỜI BỆNH CỦA ĐIỀU DƯỠNG

Quy trình nhập thông tin thuốc, bàn giao thuốc giữa điều dưỡng phụ trách thuốc và điều dưỡng chăm sóc.

Lưu đồ

 

Nội dung

Quy trình thực hiện thuốc cho người bệnh nội trú

Lưu đồ

Nội dung

Trường hợp cấp cứu

Thuốc có sẵn trong tủ thuốc trực

Bước 1: Điều dưỡng trưởng phiên trực nhận y lệnh thuốc từ hồ sơ bệnh án và dùng thuốc có trong tủ thuốc trực.

Bước 2: Bàn giao thuốc cho điều dưỡng chăm sóc trực tiếp kiểm tra đúng quy định.

Tùy theo tình trạng bệnh cấp cứu điều dưỡng trưởng phiên trực có thể tham gia hỗ trợ thực hiện thuốc và cấp cứu người bệnh.

Trường hợp thuốc không có trong tủ trực

Bước 1: Điều dưỡng trưởng phiên nhận thuốc từ hồ sơ

Bước 2: Chuyển hồ sơ đến điều dưỡng phục trách thuốc (trong giờ hành chính) hay nhập thuốc theo y lệnh (ngoài giờ hành chính).

Bước 3: Gọi điện thoại báo số phiếu thuốc KHẨN xuống khoa Dược hoặc yêu cầu khoa Dược giao thuốc KHẨN.

Trong trường hợp khoa Dược không giao thuốc kịp thời, điều dưỡng chăm sóc hoặc hộ lý của khoa đến khoa Dược nhận thuốc và ký xác nhận số lượng thuốc đã nhận.

Bước 4: Giao thuốc cho điều dưỡng trưởng phiên

Bước 5: Điều dưỡng trưởng phiên giao cho điều dưỡng chăm sóc trực tiếp

Y lệnh thuốc bổ sung trong đêm trực

Bước 1: Điều dưỡng chăm sóc nhận y lệnh thuốc cần bổ sung.

Bước 2: Báo cáo cho điều dưỡng trưởng phiên trực.

Bước 3: Điều dưỡng trưởng phiên tiếp nhận hồ sơ có y lệnh thuốc bổ sung.

Bước 4: Thực hiện quy trình nhập thuốc: thông tin thuốc, nhận thuốc, bàn giao thuốc cho điều dưỡng chăm sóc (điều dưỡng chăm sóc nhận thuốc, bàn giao đúng quy trình).

Bước 5: Thực hiện thuốc cho người bệnh theo đúng quy định.

Bảo quản thuốc

Thuốc dùng thường ngày

Bảo quản theo quy định của nhà sản xuất

Nhiệt độ thông thường: 25 - 30⁰C

Nhiệt độ lạnh: 2 - 8⁰C

Độ ẩm tương đối ≤ 70%

Thuốc cần bảo quản lạnh

Khi vận chuyển phải đảm bảo nhiệt độ khuyến cáo (có thể sử dụng thùng đá với đá khô hoặc bình giữ lạnh).

Tại khoa lâm sàng phải giữ thuốc trong ngăn mát tủ lạnh

Thuốc kỵ ánh sáng

Sử dụng dụng cụ bảo quản thích hợp theo khuyến cáo (có thể sử dụng dụng cụ che chắn như túi đựng màu đen, khăn bọc màu tối...).

Khi vận chuyển phải đảm bảo ánh sáng không chiếu trực tiếp

Bàn giao thuốc

Thuốc trong tủ trực thuốc cấp cứu phải theo đúng danh mục và cơ số đã phê duyệt.

Bảo quản theo đúng khuyến cáo của nhà sản xuất, hạn dùng trên 6 tháng

Thuốc gây nghiện, hướng thần phải để trong ngăn tủ riêng, có khóa

Thuốc cấp phát lẻ không còn nguyên bao phải được đóng gói lại trong bao bì kín và có nhãn ghi tên thuốc, nồng độ/hàm lượng, hạn dùng.

Báo cáo

Có sự phối hợp giữa bác sĩ, dược sĩ, điều dưỡng viên và hộ sinh viên trong dùng thuốc nhằm tăng hiệu quả điều trị bằng thuốc và hạn chế sai sót trong chỉ định và sử dụng thuốc cho người bệnh.

Bác sĩ điều trị có trách nhiệm theo dõi tác dụng của thuốc và xử lý kịp thời các tai biến do dùng thuốc.

Trong quá trình sử dụng thuốc:

Nếu có vấn đề chưa rõ, nghi ngờ hoặc phát hiện sai sót, kiểm tra và phản hồi thông tin ngay khi phát hiện.

Khi xảy ra các trường hợp đặc biệt (tai biến, nhầm lẫn …): báo cáo ngay cho cấp quản lý trực tiếp để có biện pháp xử lý kịp thời và làm rõ nguyên nhân, trách nhiệm (thực hiện theo “Quy định nhận biết, xử lý và báo cáo sự cố sai sót chuyên môn”).

Khi xảy ra trường hợp phản ứng có hại của thuốc: thực hiện theo “Quy định tiếp nhận, xử lý và báo cáo phản ứng có hại của thuốc”.

Biểu mẫu lưu hồ sơ

 

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ TIÊU HAO Y TẾ CỦA ĐIỀU DƯỠNG

Công tác dự trù/lập kế hoạch quản lý tài sản, vật tư

Điều dưỡng trưởng khoa là người được giao nhiệm vụ dự trù tài sản, vật tư đảm bảo phục vụ cho công tác điều trị và chăm sóc người bệnh trong khoa. Khi làm dự trù phải tuân theo các bước:

Liệt kê danh mục những mặt hàng cần dùng.

Lựa chọn những chủng loại thích hợp.

Cân đối giữa nhu cầu và kinh phí hiện có.

Lập bản dự trù.

Liệt kê danh mục những mặt hàng cần dùng

Căn cứ vào danh mục các mặt hàng đang có nhu cầu cần sử dụng hoặc sẽ có nhu cầu sử dụng cho các hoạt động trong đơn vị. Bảng danh mục cần được liệt kê theo nhóm hàng để dễ nhớ và không bỏ sót.

Lựa chọn những chủng loại thích hợp

Dựa trên cơ sở những chủng loại đã và đang được sử dụng mà lựa chọn sao cho phù hợp với đối tượng, mục đích sử dụng và yêu cầu kỹ thuật chuyên môn. Tránh dự trù những dụng cụ không có nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng không thích hợp.

Dựa vào số lượng vật tư trong kho còn lại và những thay đổi kế hoạch hoạt động chuyên môn để ấn định thời gian làm dự trù cho phù hợp, tránh tình trạng hàng còn nhiều đã làm dự trù hoặc khi hết hẳn mới làm dự trù bổ sung. 

Thông thường làm dự trù hàng cho 1 tháng, 1 quý, 1 năm tùy theo nhu cầu sử dụng của mỗi chuyên khoa.

Dựa trên thống kê số liệu đã được sử dụng trước đây, tốt nhất là dựa trên tính toán về yêu cầu thực tế, bằng cách thống kê các thủ thuật theo tỷ lệ người bệnh, điều tra, nghiên cứu việc sử dụng các mặt hàng cho các hoạt động khác nhau trong khoa theo từng ngày, từng tháng và từng năm để xác định số lượng cần thiết của các mặt hàng. 

Đảm bảo số lượng những mặt hàng sử dụng cho công tác cấp cứu người bệnh.

Cân đối giữa nhu cầu và kinh phí hiện có

Khi làm một bản dự trù, người điều dưỡng trưởng phải biết giá trị của từng mặt hàng để tính toán chi phí và cân đối với nguồn kinh phí hiện có. Thông thường người ta phải đặt ưu tiên kinh phí cho một số mặt hàng không thể thiếu được, những nhu cầu phù hợp với nguồn kinh phí và ở trong phạm vi chấp nhận được.

Lập bản dự trù

Sau khi đã xác định được các nhu cầu thiết yếu và cân đối với nguồn kinh phí hiện có, điều dưỡng trưởng tiến hành lập bản dự trù. Khi viết cần ghi rõ:

Tên đơn vị dự trù.

Tên (mã số) các mặt hàng, yêu cầu về tiêu chuẩn, kỹ thuật.

Đơn vị tính.

Số lượng.

Đơn giá.

Thành tiền.

Thời gian: ngày, tháng, năm dự trù.

Các mặt hàng dự trù phải được viết theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới.

Mỗi phiếu dự trù trước khi gửi đến phòng cung ứng vật tư đều phải có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo và điều dưỡng trưởng đơn vị. Trong một vài trường hợp ngoại lệ cần phải có ý kiến của phòng điều dưỡng hoặc lãnh đạo bệnh viện.

Lĩnh tài sản vật tư

Người lĩnh hàng không nhất thiết phải là điều dưỡng trưởng mà có thể ủy quyền cho người khác và điều dưỡng trưởng là người chịu trách nhiệm.

Lĩnh hàng đầy đủ theo phiếu dự trù, theo thời gian đã được quy định.

Khi lĩnh hàng, cần kiểm tra cẩn thận về nguồn gốc, số lượng, chất lượng, chủng loại hàng xem có phù hợp với mục đích sử dụng không, có ký người giao nhận đầy đủ.

Bảo quản vật tư trong kho

Nguyên tắc chung về cất giữ tài sản

Đối với điều dưỡng trưởng

Là người chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo khoa về việc quản lý tài sản, vật tư tiêu hao.

Chịu trách nhiệm dự trù, lĩnh, bảo quản, cấp phát đầy đủ cho người sử dụng.

Nắm vững số lượng tài sản, vật tư có trong kho theo sổ sách hoặc thẻ kho.

Thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất báo cáo với lãnh đạo đơn vị về nhu cầu cung cấp và hiệu quả trong việc sử dụng tài sản vật tư, kế hoạch sửa chữa - bảo dưỡng trang thiết bị trong khoa.

Đối với điều dưỡng hành chính

Trực tiếp giữ kho tài sản - vật tư khi được phân công.

Nhập, xuất hàng theo yêu cầu cần sử dụng và phải có ý kiến của điều dưỡng trưởng, đối với tài sản đắt tiền phải có ý kiến của lãnh đạo khoa.

Thường xuyên báo cáo tình trạng tài sản, vật tư trong kho để điều dưỡng trưởng nắm được.

Để sử dụng các loại tài sản, vật tư tiêu hao một cách có hiệu quả cần:

Đối với các dụng cụ thông thường phải tuân theo đúng quy trình vệ sinh, khử khuẩn, tiệt khuẩn, bảo dưỡng để tránh hư hỏng.

Đối với các loại vật tư, máy và thiết bị hiện đại, phức tạp cần phải được vệ sinh hàng ngày hoặc ngay sau khi sử dụng và có chế độ định kỳ bảo dưỡng theo đúng hướng dẫn của lý lịch máy.

Máy, dụng cụ sau khi sử dụng xong phải để đúng nơi quy định hoặc trả lại trung tâm quản lý, bảo dưỡng; phải được bàn giao cẩn thận giữa các ca, kíp bằng sổ sách và có ký nhận bàn giao.

Làm thẻ kho cho từng loại tài sản, vật tư

Khi nhập hàng, xuất hàng, điều dưỡng trưởng phải có trách nhiệm ghi vào thẻ kho theo đúng các cột, mục của thẻ kho, bàn giao tài sản - vật tư cho điều dưỡng hành chính cất giữ vào kho hoặc bàn giao cho người sử dụng. 

Trong quá trình bàn giao cần phải xác định rõ chất lượng và số lượng của của từng mặt hàng và yêu cầu ký nhận.

Sau mỗi lần xuất - nhập hàng ngày, điều dưỡng trưởng phải cộng hoặc trừ đuổi số lượng trong thẻ kho để biết được số lượng hiện có giúp cho việc lập kế hoạch dự trù.

Kho tàng hoặc nơi cất giữ

Kho được bố trí ở nơi thuận tiện cho việc cấp phát, cao ráo, đảm bảo đủ diện tích, có hệ thống ánh sáng và hệ thống thông gió tốt.

Trong kho phải có giá và các dụng cụ để chứa đựng hàng.

Các cửa kho phải đảm bảo chắc chắn, kín và có khóa an toàn, sau ngày làm việc được khóa và dán niêm phong.

Có bảng cấm lửa và phương tiện chữa cháy (có bảng hướng dẫn sử dụng phương tiện đúng quy định).

Có nội quy nhập, bảo quản, phát hàng và nội quy ra vào kho.

Cách xếp đặt hàng trong kho

Tất cả các loại hàng hóa đều phải để trên giá hoặc được kê cao, không để trực tiếp xuống nền kho.

Mỗi mặt hàng phải được xếp vào một ô riêng, hàng nhập trước xếp phía ngoài để cấp trước, hàng nhập sau xếp phía trong để cấp sau, tránh tình trạng để hàng hết hạn sử dụng gây thiệt hại về kinh tế cho bệnh viện.

Các mặt hàng hóa chất dễ bị hỏng do bốc hơi hoặc ánh sáng cần phải để trong các dụng cụ chuyên dùng như: bình, lọ tối màu, có nắp đậy thủy tinh…

Khi xếp đặt hàng vào kho phải đảm bảo chất lượng của hàng, không vì kho chật hẹp mà làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng, những mặt hàng thường dùng cần được xếp ra phía ngoài để dễ lấy.

Cấp phát tài sản, vật tư

Cấp phát hàng khi có yêu cầu của điều dưỡng trưởng hoặc lãnh đạo đơn vị.

Hàng nhập trước phải được cấp trước.

Dựa vào nhu cầu sử dụng mà cấp phát cho hợp lý về số lượng.

Dựa vào mục đích sử dụng mà cấp phát từng loại cho phù hợp.

Không cấp các mặt hàng đã kém phẩm chất và sai quy cách.

Giám sát sử dụng

Đảm bảo việc sử dụng đúng quy cách và đúng mục đích của từng loại vật tư thì mới phát huy được hết hiệu quả và tránh lãng phí.

Điều dưỡng trưởng phải là người thông thạo cách sử dụng các loại vật tư trong kho, đặc biệt là những vật tư - tài sản mới để hướng dẫn khi cần thiết, thông báo cho các cán bộ y tế khác được biết khi sử dụng.

Kiểm tra - đánh giá

Kiểm tra là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người điều dưỡng trưởng. Mục đích của việc kiểm tra tài sản, vật tư là:

Nhằm đáp ứng đủ, kịp thời cho công tác chăm sóc, điều trị và phục vụ người bệnh.

Tránh lãng phí vật tư: đảm bảo cho mọi vật tư phải được sử dụng đúng mục đích và phải đạt hiệu quả cao.

Phát hiện những dụng cụ hỏng để sửa chữa, thay thế kịp thời.

Phát hiện những tồn tại trong công tác quản lý, những sai lệch về số lượng, mẫu mã hoặc mất cân đối giữa dự trù và sử dụng để điều chỉnh cho phù hợp.

Phát hiện những nhược điểm trong việc sử dụng, vận hành các trang thiết bị để hướng dẫn và huấn luyện kịp thời.

Tiến hành kiểm kê báo cáo định kỳ theo quy định của bệnh viện.

Bảng kiểm đánh giá năng lực thực hành quản lý thuốc và vật tư tiêu hao y tế

 

Bệnh viện Nguyễn Tri Phương - Đa khoa Hạng I Thành phố Hồ Chí Minh

  facebook.com/BVNTP

  youtube.com/bvntp